Besluitvorming vormt de ruggengraat van elke organisatie. Een gebrek aan goede besluitvorming leidt soms tot onduidelijkheid, conflicten en een traag reagerende organisatie. In deze blog verkennen we de symptomen van een cultuur met gebrekkige besluitvorming en geven wij praktische tips om tot een cultuur van goede besluitvorming te komen.
Besluitvorming in de organisatiecultuur
Wij weten uit ervaring hoe belangrijk het thema besluitvorming in heel veel organisaties is. Er is goede besluitvorming nodig om te creëren en innoveren, om tot gewenst gedrag te komen of om succesvol te veranderen. Er moet een richting en keuzes worden bepaald.
Organisaties worstelen nogal eens met de goede besluitvorming. Met meer kennis in organisaties over wat er meespeelt bij besluitvorming, wordt de kwaliteit van beslissingen veel beter.
Gebrek aan goede besluitvorming
Een organisatie met gebrek aan goede besluitvorming vertoont verschillende symptomen:
- Onduidelijke mandaten en verantwoordelijkheden. Een organisatie heeft soms moeite om besluiten te nemen, omdat het niet duidelijk is wie de autoriteit heeft om beslissingen te nemen. Dit kan leiden tot verwarring, vertragingen en zelfs conflicten binnen de organisatie.
- Een gebrek aan focus op het geheel van de organisatie. Wanneer besluitvormers zich niet richten op het bredere belang van de organisatie, maar in plaats daarvan handelen op basis van individuele belangen of afdeling prioriteiten, leidt dit vaak tot suboptimale beslissingen. Het ontbreken van een holistische benadering leidt meestal tot conflicten tussen afdelingen, het negeren van lange termijn impact en het missen van synergieën.
- Niemand willen uitsluiten. Het streven naar consensus leidt tot compromissen die meestal niet in het beste belang van de organisatie zijn. Bovendien kan het vermijden van confrontatie ervoor zorgen dat belangrijke problemen niet worden aangepakt, waardoor de organisatie kwetsbaar wordt voor risico’s en uitdagingen. Werknemers krijgen het gevoel dat hun stem niet wordt gehoord en zo raken zij gedemotiveerd.
- Gebrek aan duidelijke doelen en visie. Als een organisatie geen duidelijk gedefinieerde doelen heeft of als de visie niet helder is gecommuniceerd, leidt dit tot besluiteloosheid en inconsistentie in besluitvorming.
- Gebrek aan transparantie. Wanneer besluitvormingsprocessen niet transparant zijn en belanghebbenden niet worden betrokken of geïnformeerd, leidt dit tot wantrouwen, onzekerheid en weerstand tegen besluiten.
- Ontbreken van balans tussen ratio en intuïtie. Wanneer beslissingen alleen worden genomen op basis van intuïtie of persoonlijke voorkeur, of juist alleen op basis van feitelijke gegevens en analyses, leidt dit vaak tot suboptimale besluiten.
- Gebrek aan evaluatie. Als organisaties geen aandacht besteden aan het reflecteren op besluiten en geen feedback verzamelen over de effectiviteit ervan, kunnen ze blijven vasthouden aan ineffectieve praktijken zonder verbetering.
Werk jij ook in een organisatie waar iedereen overal over mee mag praten en beslissen? Worden er vragen gesteld die echt belangrijk zijn voor de organisatie of zijn deze alleen belangrijk voor het team? Duurt bij jullie besluitvorming ook altijd super lang? Vraag jij je na een overleg af wat er nu eigenlijk besloten is? Worden belangrijke onderwerpen vaak doorgeschoven naar het volgende overleg? Lees dan snel verder!
Hoe komt het dat gebrekkige besluitvorming in stand gehouden wordt?
Er zijn verschillende redenen dat we een cultuur van gebrekkige besluitvorming in stand houden. Dat is afhankelijk van de historie en context van jouw organisatie. Dus het is belangrijk om na te gaan wat er in jouw situatie speelt.
Heel vaak staat conflictvermijdend gedrag in de weg van goede besluitvorming. Zolang we met zijn allen kunnen praten over besluiten en geen knopen doorhakken, hoeven we ook het verlies van de besluitvorming niet onder ogen te zien. Er is namelijk geen besluitvorming zonder pijn of verlies, hoe aantrekkelijk de gekozen richting ook is. Als je voor het één kiest (bijvoorbeeld een nieuw innovatief klantsysteem), kies je nou eenmaal niet voor het andere (het handhaven van het oude bekende klantsysteem waar iedereen helemaal thuis in is). Van nature handhaven we liever de status quo, dat kost natuurlijk de minste energie. Je hoeft de pijn of het verlies niet te voelen.
Ons advies?
Het opbouwen van een organisatiecultuur van goede besluitvorming vereist inspanning op verschillende niveaus binnen de organisatie. Hier zijn enkele praktische interventies die stuk voor stuk resulteren in een cultuur van goede besluitvorming:
- Bewuste besluitvorming. Met meer kennis in organisaties over welke factoren meespelen bij besluitvorming, wordt de kwaliteit van beslissingen veel beter.
- Leiderschap betrokkenheid. Leiderschap dat zich actief inzet voor het bevorderen van een cultuur van goede besluitvorming. Bijvoorbeeld door het demonstreren van transparantie, het delen van visie en doelen en het aanmoedigen van open communicatie en betrokkenheid van medewerkers bij het besluitvormingsproces.
- Transparant besluitvormingsproces. Als mensen het besluitvormingsproces vertrouwen en omarmen, is de kans groot dat zij het besluit vertrouwen en omarmen. Iedereen weet welke route er is genomen die naar het besluit leidde, met duidelijke stappen die tot het gewenste resultaat leiden. Zo geef je mensen vertrouwen.
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden bepalen. Het is essentieel om duidelijke mandaten en verantwoordelijkheden vast te stellen, zodat iedereen in de organisatie weet wie waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Dit helpt verwarring te voorkomen en bevordert effectieve besluitvorming. Wie neemt uiteindelijk het besluit met wie?
- Inclusieve besluitvorming. Moedig een cultuur aan waarin diverse perspectieven worden gewaardeerd en waarin medewerkers worden aangemoedigd om hun mening te uiten. Dit kan worden bereikt door open communicatiekanalen te creëren, zoals brainstormsessies en kampvuurgesprekken. (In deze podcast hoor je meer over kampvuurgesprekken: https://www.art2change.nl/2022/05/20/podcast-interview-met-walter-faaij/)
- Evalueer en vraag feedback. Evalueer beslissingen en verzamel feedback van belanghebbenden. Dit stelt de organisatie in staat om te leren van eerdere ervaringen en continu verbeteringen aan te brengen in het besluitvormingsproces.
Met deze activiteiten bevorder je een cultuur waarin goede besluitvorming wordt gewaardeerd en gestimuleerd. Zo vergroot je jouw organisatie haar flexibiliteit en veerkracht en stimuleer je innovatie.
Conclusie:
Een cultuur van goede besluitvorming is essentieel voor een gezonde organisatie. Door bewust onderscheid te maken, leiderschap te tonen en de realiteit van verlies bij verandering te erkennen, veranderen organisaties naar een cultuur van effectieve besluitvorming.
Leiders spelen een cruciale rol in het vormgeven van een cultuur van goede besluitvorming. Door visie, betrokkenheid, duidelijke verantwoordelijkheden en open communicatie te bevorderen, helpen leiders hun teams op weg naar effectieve besluitvorming en positieve organisatorische resultaten.
Het is de kunst van leiderschap om het besluitvormingsproces te optimaliseren voor succes en groei.
Benieuwd naar de mogelijkheden om besluitvorming in jouw organisatie te verbeteren? Laten we samen de weg naar een cultuur van succesvolle besluitvorming verkennen. Even sparren? Dat doen wij graag.
Linda en Marianne
